دو. نامه ادارى نامه ادارى معمولا ميان دو شخص حقوقى يا يك شخص حقيقى با شخص حقوقى مبادله مى شود. دو شرط اصلى نگارش نامه ادارى، يكى رسميّت و تبعيّت از قواعد ادارى است، اگرچه خشك و مخالف ذوق باشد و ديگرى جدّيّت. نيز اين ويژگى ها را در نامه ادارى توصيه مى كنيم:
يكم. نوشتن روى كاغذ خوب و تميز و بزرگ با حواشى كافى و فاصله سطرها.
دوم. نگارش روى يك طرف كاغذ.
سوم. درج عنوان محترمانه گيرنده در سمت راست بالاى صفحه با قدرى فاصله از سرصفحه.
چهارم. درج نام و امضاى نويسنده در پايان نامه، سمت چپ.
پنجم. نگارش نشانى و شماره تلفن در سمت راست پايين صفحه.
ششم. افزودن ضمائم و اسناد لازم و تصريح به تعداد صفحات آن ها در خودِ نامه.
هفتم. درج تاريخ نگارش نامه در سمت چپ بالاى صفحه.
هشتم. پرهيز از تعارف هاى مرسوم نامه هاى خصوصى.
نهم. دورى از چاپلوسى و نيز پرهيز از لحن آمرانه.
دهم. نوشتن مطالب با روشنى تمام به دور از هر گونه ايهام و ابهام.
يازدهم. بيان استدلال ها و براهين، به هنگام لزوم.
دوازدهم. رعايت اختصارِ كامل. اكنون نمونه اى از يك نامه ادارى خطاب به سردبير مجلّه اى را بنگريد: تاريخ: 7/3/1376 پيوست: سه صفحه سردبير گرامى مجلّه وزين... سلامٌ عليكم! به پيوست، مقاله اى با نام «نگذاريم فرهنگ بسيج فراموش شود» در سه صفحه تقديم مى گردد كه اميد است مورد قبول جناب عالى و هيأت محترم تحريريّه قرار گيرد و شايسته چاپ در آن مجلّه ارجمند باشد. از عنايت شما سپاسگزارم. نام و نام خانوادگى امضا نشانى : ... شماره تلفن : ...
